Какие документы оформлять при простое
В Трудовом кодексе не сказано, какими документами нужно оформлять период простоя.
Приведем примерный перечень документов для конкретного случая - простоя структурного подразделения компании. Причина простоя не зависит от работника и работодателя.
Для оплаты времени простоя важен момент начала и окончания простоя. Поэтому факт простоя нужно документально зафиксировать. Для этого оформляют следующие документы:
- акты о простое;
- служебную записку от руководителя подразделения;
- приказ об объявлении простоя;
- табель учета рабочего времени с отметками периода простоя.
Акты учета простоя
В нашем случае простой затрагивает одно из подразделений компании, поэтому нужно оформить акты о простое. Унифицированной формы акта нет, его составляют в произвольной форме.
В актах о простое отражают обстоятельства простоя. Как составить акт, покажем на примере.
Примечание. Если простаивает один или несколько работников, оформляют листки учета простоя.
Пример 1. Акт о простое
В ПАО "Карнавал" в цехе N 2 по производству фейерверков 16 марта 2015 г. в 17.55 сломалась приточно-вытяжная установка. Пять сотрудников цеха были вынуждены прекратить работу за 5 минут до окончания смены. Начальник цеха должен составить акт учета простоя.
Решение. Начальник цеха указал в акте о простое (образец 1 на с. 99):
- причину простоя;
- его продолжительность (если она известна);
- должности (профессии) сотрудников или наименование структурного подразделения.
Образец 1
Акт о простое
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Публичное акционерное общество "Карнавал" │
│ (ПАО "Карнавал") │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│г. Москва 16 марта 2015 г.│
│ │
│ Акт N 1 │
│ о простое в цехе N 2 │
│ │
│ Настоящий акт составлен сегодня в 17 ч 55 мин. в цехе N 2 мной,│
│Фитильским Егором Матвеевичем, начальником цеха N 2, в присутствии│
│начальника отдела кадров Порошиной Натальи Константиновны и главного│
│бухгалтера Зарядовой Елены Григорьевны. │
│ │
│ 16 марта в 17 ч 55 мин. сломалась приточно-вытяжная установка в цехе│
│N 2. За 5 минут до окончания смены были вынуждены прекратить работу│
│сотрудники цеха N 2: │
│ 1) Дымов Олег Васильевич (технолог); │
│ 2) Бенгальский Сергей Владимирович (пиротехник 4-го разряда); │
│ 3) Римский Степан Николаевич (пиротехник 3-го разряда); │
│ 4) Хлопушин Иван Петрович (пиротехник 2-го разряда); │
│ 5) Свечин Евгений Петрович (пиротехник 2-го разряда). │
│ │
│ На ремонт приточно-вытяжной установки потребуется четыре рабочих│
│дня - с 17 по 20 марта. │
│ │
│Начальник цеха N 2 Фитильский Е.М. Фитильский│
│Начальник отдела кадров Порошина Н.К. Порошина │
│Главный бухгалтер Зарядова Е.Г. Зарядова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Служебная записка руководителя структурного подразделения
Если простой возникает по причинам экономического, технологического или организационного характера, служебную записку составляет финансовый директор или главный инженер.
В нашем примере служебную записку составит руководитель структурного подразделения и направит директору компании (ч. 4 ст. 157 ТК РФ). В записке будут указаны дата и время начала простоя, его продолжительность (если она известна), причины возникновения простоя и т.п. (образец 2 на с. 100).
Образец 2
Служебная записка руководителя структурного подразделения
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Подготовить проект приказа Генеральному директору│
│о введении простоя ПАО "Карнавал" │
│работников цеха N 2 Огневу С.Л. │
│Огнев от начальника цеха N 2│
│16 марта 2015 г. Фитильского Е.М. │
│ │
│ Служебная записка │
│ │
│ Довожу до Вашего сведения, что 16 марта 2015 г. в 17 ч 55 мин. в│
│приточно-вытяжной установке в цехе N 2 возникли эксплуатационные│
│неисправности. Они требуют разборки механизмов. В частности, необходима│
│замена засоренных воздушных фильтров и клапанов. │
│ Работа без приточно-вытяжной установки запрещена правилами техники│
│безопасности. С 17 марта 2015 г. пять работников цеха N 2 не смогут│
│выполнять свои трудовые обязанности. │
│ Предлагаю объявить простой для пяти работников цеха N 2 на четыре│
│рабочих дня с 17 по 20 марта. │
│ │
│Приложение: акт N 1 от 16.03.2015 о простое в цехе N 2. │
│ │
│Начальник цеха N 2 Фитильский Е.М. Фитильский │
│ 16 марта 2015 г.│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Пример 2. Служебная записка о простое
Продолжим пример 1. В ПАО "Карнавал" 16 марта 2015 г. в 17.55 за 5 минут до окончания смены в цехе N 2 по производству фейерверков сломалась приточно-вытяжная установка.
Пять сотрудников цеха не смогут продолжать работу с 17 марта 2015 г. Начальник цеха составил акт о простое.
Теперь ему нужно сообщить о простое вышестоящему руководству. Для этого он оформил служебную записку на имя директора компании.
Решение. В служебной записке начальник цеха N 2 указал:
- участок, на котором возник простой;
- количество сотрудников, которые не могут продолжить свою работу;
- причины, по которым возник простой;
- период времени, в течение которого неисправности будут устранены.
Служебную записку Е.М. Фитильский направил директору компании С.Л. Огневу.
Директор решил объявить простой. Он поставил визу на служебной записке о подготовке проекта приказа о введении простоя.
Приказ о простое
На основании служебной записки руководителя подразделения директор компании издает приказ об объявлении простоя. Унифицированной формы такого приказа нет. Его составляют в произвольном виде (образец 3 на с. 102).
Образец 3
Приказ об объявлении простоя
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Публичное акционерное общество "Карнавал" │
│ (ПАО "Карнавал") │
│ ─────────────────────────────────────────────────────────────────────── │
│ ПРИКАЗ N 27 │
│ об объявлении простоя │
│ │
│г. Москва 16 марта 2015 г.│
│ │
│ В связи с неисправностью приточно-вытяжной установки в цехе N 2 и│
│невозможностью продолжения работы │
│ │
│ ПРИКАЗЫВАЮ: │
│ 1. С 17 по 20 марта 2015 г. объявить простой для следующих│
│работников: │
│ - Дымова Олега Васильевича (технолога); │
│ - Бенгальского Сергея Владимировича (пиротехника 4-го разряда); │
│ - Римского Степана Николаевича (пиротехника 3-го разряда); │
│ - Хлопушина Ивана Петровича (пиротехника 2-го разряда); │
│ - Свечина Евгения Петровича (пиротехника 2-го разряда). │
│ 2. В период простоя присутствие работников, перечисленных в п. 1│
│настоящего приказа, на рабочих местах не требуется. │
│ 3. Главному бухгалтеру Зарядовой Елене Григорьевне ознакомить│
│работников с приказом под роспись. │
│ 4. Главному бухгалтеру Зарядовой Елене Григорьевне произвести оплату│
│времени простоя в размере 2/3 оклада работников. │
│ │
│Генеральный директор Огнев С.Л. Огнев │
│ │
│С приказом ознакомлены: │
│ │
│технолог Дымов О.В. Дымов │
│ 16 марта 2015 г.│
│ │
│пиротехник 4-го разряда Бенгальский С.В. Бенгальский│
│ 16 марта 2015 г.│
│ │
│пиротехник 3-го разряда Римский С.Н. Римский │
│ 16 марта 2015 г.│
│ │
│пиротехник 2-го разряда Хлопушин И.П. Хлопушин │
│ 16 марта 2015 г.│
│ │
│пиротехник 2-го разряда Свечин Е.П. Свечин │
│ 16 марта 2015 г.│
│ │
│главный бухгалтер Зарядова Е.Г. Зарядова │
│ 16 марта 2015 г.│
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Пример 3. Приказ о простое
Продолжим пример 2. В связи с поломкой приточно-вытяжной установки в цехе N 2 по производству фейерверков невозможна работа пяти работников цеха.
Начальник цеха предложил директору ПАО "Карнавал" объявить в цехе простой на четыре рабочих дня до окончания ремонта приточно-вытяжной установки.
Нужно подготовить приказ об объявлении простоя.
Решение. В приказе о простое указаны:
- даты начала и окончания простоя;
- причины простоя;
- подразделение, в отношении работников которого объявлен простой;
- должности (профессии) и Ф.И.О. работников;
- порядок и размер оплаты труда работников во время простоя;
- возможность сотрудников отсутствовать на рабочем месте во время периода простоя.
Все работники, в отношении которых объявлен простой, ознакомлены с приказом под роспись.
Примечание. Нужно ли уведомлять о простое службу занятости
Работодатель должен в письменной форме сообщить о простое в службу занятости. На это отводится три рабочих дня после принятия решения о простое (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Роструд считает, что уведомлять службу занятости нужно только в случае приостановления производства в целом по предприятию (Письмо от 19.03.2012 N 395-6-1).
Отметки в табеле учета рабочего времени
На основании приказа о простое, служебной записки и актов о простое табельщик (руководитель подразделения) будет отмечать период простоя в табеле учета рабочего времени.
Компания может применять унифицированную форму табеля, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или форму, разработанную самостоятельно.
Для обозначения простоя используют следующие буквенные или цифровые коды:
- "РП" или 31 - время простоя по вине работодателя;
- "НП" или 32 - время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- "ВП" или 33 - время простоя по вине работника.
В табеле нужно обязательно указывать продолжительность неотработанного времени в часах и минутах. Также важно правильно обозначить период простоя, потому что от этого зависит размер его оплаты.
Пример 4. Табель учета рабочего времени
Продолжим пример 3. В ПАО "Карнавал" пять работников находились в простое с 17 по 20 марта 2015 г. в связи с поломкой приточно-вытяжной установки в цехе N 2.
Нужно заполнить табель учета рабочего времени за март 2015 г. на технолога О.В. Дымова. Его табельный номер - 012.
Все остальные дни марта 2015 г. сотрудник отработал в режиме 40-часовой рабочей недели, выходные дни - суббота и воскресенье.
Решение. Причина простоя не зависит от работодателя и работника. В табеле учета рабочего времени за март 2015 г. четыре дня простоя О.В. Дымова отмечены буквенным кодом "НП" (образец 4 ниже).