Регистрация ИП и регистрация ООО бесплатно (пакет Лайт - расходы только на оплату госпошлины за регистрацию фирмы, услуг нотариуса (в состав услуг входит подготовка пакета документов для регистрации и консультация по процедуре регистрации, открытии расчетного счета, постановки на учет в органах статистики).
Как сократить продолжительность рабочего дня в компании и не потерять на налоге на прибыль
Какие компенсации надомнику уменьшают базу по прибыли? Можно ли учесть в расходах доплату до полного заработка? Как оформить перевод на неполный день?
Из-за снижения потребительской активности предприятия сталкиваются с избытком персонала. Продажи падают, и для выполнения поступающих заказов и заявок требуется меньше сотрудников. Чтобы не допустить массовых увольнений работников и в то же время сэкономить на расходах на оплату труда, компании переводят часть сотрудников на неполный рабочий день или надомный труд.
Рассмотрим, как правильно оформить такие кадровые изменения, чтобы не нарваться на штраф трудинспекции и не потерять на налоге на прибыль.
Сокращать продолжительность рабочего дня без согласия сотрудников рискованно
Работодатель не может произвольно сократить рабочее время, ссылаясь на ухудшение экономической ситуации, сокращение заказов и уменьшение прибыли. Введение режима неполного рабочего времени по инициативе работодателя допускается по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины), из-за чего условия уже заключенного трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Единственное исключение - угрозы массового увольнения. В целях сохранения рабочих мест работодатель имеет право ввести неполное рабочее время и без согласия персонала.
Решение руководителя должно быть мотивированным и обусловленным требованием закона. Иначе суд может признать его необоснованным (например, определение Московского областного суда от 28.09.10 N 33-18600). В этом случае приказ о введении сокращенного графика без согласия всех сотрудников, на которых он распространится, будет означать простой по вине работодателя. Такой простой компания оплачивает в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника (ст. 157 ТК РФ).
Минфин России подтвердил, что зарплату сотрудникам, выплаченную в период простоя, можно списать за счет налоговых расходов (п. 3 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 04.04.11 N 03-03-06/1/206, от 09.03.11 N 03-03-06/1/128 и от 21.09.10 N 03-03-06/1/601).
Не все доплаты сотрудникам, трудящимся неполный рабочий день, уменьшают налогооблагаемую прибыль компании
Работу на условиях неполного рабочего времени компания оплачивает пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного объема работ (ст. 93 ТК РФ, подробнее читайте ниже). Но на практике компании нередко доплачивают отдельным сотрудникам, переведенным на сокращенный рабочий день.
Буква закона. Когда сокращение рабочего времени не влияет на размер оплаты труда
Некоторым категориям сотрудников компания обязана установить сокращенную продолжительность рабочего времени (ч. 1 и 4 ст. 92 ТК РФ):
- для лиц в возрасте до 16 лет - не более 24 часов в неделю (при обучении в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, не более 12 часов в неделю);
- лиц в возрасте от 16 до 18 лет - не более 35 часов в неделю (при обучении в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, не более 17,5 часа в неделю);
- инвалидов I или II группы - не более 35 часов в неделю;
- лиц, условия труда на рабочих местах которых по результатам специальной оценки признаны вредными (3-й и 4-й степени) или опасными - не более 36 часов в неделю.
При этом оплачивать труд таких сотрудников нужно в полном размере. Поскольку для них нормальная продолжительность труда изменена по закону.
Кроме того, по желанию работника компания устанавливает неполный рабочий день (ст. 93 ТК РФ):
- беременной женщине;
- одному из родителей (опекуну, попечителю), имеющему ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
- лицу, осуществляющему уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Но труд таких сотрудников компания оплачивает пропорционально отработанному времени.
Если работник полностью отработал месячную норму рабочего времени и при этом его месячная заработная плата оказалась ниже МРОТ, работодатель обязан выплатить работнику заработную плату, равную МРОТ (ч. 3 ст. 133 ТК РФ). Такой работник имеет право на оплату труда не ниже установленного минимального размера только тогда, когда он полностью отработал норму рабочего времени за месяц и выполнил нормы труда.
Если же сотрудник трудится в режиме неполного рабочего времени, законодатель не гарантирует, что месячная заработная плата будет не ниже минимальной, так как в этом случае оплата труда производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки.
При этом ФНС России в письме от 31.08.10 N ШС-37-3/10304@ напомнила, что к расходам на оплату труда относятся не только выплаты, предусмотренные трудовым законодательством, но и суммы, которые компания выплачивает работнику на основании трудового или коллективного договора. Значит, если между работодателем и работником, который трудится неполный день, достигнуто соглашение, что его зарплата независимо от выработки не может быть ниже МРОТ, спорную доплату можно включить в налоговые расходы.
Компания может доплачивать до среднего заработка сотруднику, который работает неполный день. Минфин России в письме от 03.06.13 N 03-03-06/1/20155 подтвердил право компании включить в налоговые расходы доплату до среднего заработка, предусмотренную трудовым договором.
Правда, в этом письме речь шла о выплате в случае направления сотрудника на обучение по инициативе работодателя. Но, полагаем, подобной логикой можно руководствоваться и при учете доплаты работнику, который трудится неполный день. Главное, чтобы спорная выплата была прописана в трудовом или коллективном договоре (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Отпускные компания рассчитывает исходя из суммы фактического заработка за предшествующие 12 календарных месяцев (п. 4 Положения об особенностях исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.07 N 922).
Получается, работник, которого перевели на неполный рабочий день, получит меньше отпускных, чем при нормальном рабочем графике. Доплату к отпускным исходя из расчета полного оклада трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому в налоговые расходы ее можно будет включить только в том случае, если она предусмотрена в трудовом или коллективном договоре с сотрудником. Косвенно это подтверждает Минфин России в письме от 29.02.12 N 03-03-06/4/13.
Компенсацию за использование личного имущества надомника можно списать в налоговые расходы
Альтернативный способ сократить число рабочих мест в помещениях компании - удаленная работа. В этом случае компания может получить экономическую выгоду - снизить размер арендной платы по офисным помещениям, получить дополнительный доход в случае предоставления освобожденных офисов в субаренду, уменьшить расходы на корпоративный транспорт, сэкономить на коммунальных платежах.
Но вместе с тем у организации появятся и дополнительные траты. Ведь Трудовой кодекс обязывает компанию выплатить надомнику компенсацию в связи с использованием личного имущества: компьютера, ноутбука, телефона, модема (ст. 310 ТК РФ). Минфин России не против учета при налогообложении прибыли такой компенсации (письма от 08.12.06 N 03-03-04/4/186 и от 15.08.05 N 03-03-02/61).
При этом в письме от 21.12.04 N 03-03-01-04/1/194 финансовое ведомство напомнило следующее:
Все расходы принимаются в целях налогообложения при условии соответствия порядку, предусмотренному статьей 252 Кодекса, в частности, затраты на приобретение воды, газа, электроэнергии, отопления включаются в материальные расходы только в той части, которая была непосредственно направлена на выработку продукции при документальном подтверждении этих затрат. Расходы на мобильную связь принимаются к налогообложению в той части, которая непосредственно направлена на производственную деятельность и извлечение прибыли, при условии их документального подтверждения.
Поэтому при возмещении надомнику платы за воду, газ, электроэнергию, отопление, предоставление услуг местной телефонной связи, междугородней связи, мобильной связи и пр. необходимо обеспечить раздельный учет использования таких услуг для целей трудовой деятельности и для личных целей и их документальное подтверждение. В рассматриваемой ситуации сотрудник может приобрести отдельную сим-карту для служебных телефонных переговоров или доступа в интернет. Либо запросить у оператора связи детализацию услуг и выделить в общем счете строки с указанием номеров телефонов, на которые производились служебные вызовы.
В этом же письме Минфин России рекомендовал при определении размера компенсации за использование личного имущества руководствоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы (утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.02 N 1). А для того имущества, которое не указано в амортизационных группах, - исходить из срока полезного использования в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей.
Правда, суды считают, что в отдельном соглашении можно оговорить размер компенсации независимо от срока полезного использования имущества. В этом случае базу по прибыли будет уменьшать сумма компенсации, установленная сторонами (постановления ФАС Поволжского округа от 17.02.05 N А55-7466/0451 и от 18.01.05 N А49-6290/04-540а/2).
Для перевода сотрудника на неполный рабочий день важно составить допсоглашение к трудовому договору
Независимо от того, вводится ли режим неполного рабочего времени по соглашению сторон, по инициативе работника или компании, изменение режима труда необходимо оформить дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 93 ТК РФ, образец приведен на с. 34). Форма такого соглашения не установлена. Поэтому его можно составить произвольно. При этом целесообразно отразить следующие сведения:
Дополнительное соглашение N 1/209
к трудовому договору от 02.04.13 N 26
г. Москва 7 апреля 2015 года
Общество с ограниченной ответственностью "Компания", именуемое в
дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Потапова Семена
Михайловича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и
Степанцева Марина Викторовна, именуемая в дальнейшем "Работник", с
другой стороны, в соответствии с частью 1 статьи 93 Трудового кодекса РФ
заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
┌─┐
│2│ 1. В связи с сокращением производственной линии Сторонами
└─┘ достигнуто соглашение об изменении условий труда.
┌─┐ ┌─┐
│1│, │3│ 2. По заявлению от 25 марта 2015 года б/н Работнику с 8
└─┘ └─┘ апреля 2015 года устанавливается неполный рабочий день с
9.00 до 13.00 и неполная рабочая неделя (рабочие дни - понедельник,
вторник, среда, четверг). Перерыв для отдыха и питания - с 11.00 до
11.30.
┌─┐
│4│ 3. Оплата труда осуществляется пропорционально отработанному
└─┘ времени исходя из оклада, установленного в пункте 4.3 трудового
договора от 02.04.13 N 26.
4. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах для каждой из
Сторон и является неотъемлемой частью трудового договора от 02.04.13
N 26, заключенного между Работодателем и Работником.
Работодатель:
генеральный директор ООО "Компания" Потапов С.М. Потапов
─────── ────────────
Работник: Степанцева М.В. Степанцева
──────────── ───────────────
1. Кто выступает инициатором перевода на неполный рабочий день. Если введение неполного рабочего дня связано с изменением организационных или технологических условий труда, то инициатором смены режима выступает компания. Также введение неполного рабочего дня может быть обусловлено законом (например, если сотрудник стал инвалидом). Либо сотрудник сам попросил перевести его на неполный рабочий день. В этом случае к дополнительному соглашению целесообразно приложить заявление сотрудника и сделать в соглашении соответствующую отметку.
2. Почему сотрудника переводят на неполный рабочий режим. Причина перевода напрямую зависит от того, кто является инициатором смены режима рабочего времени. В частности, такими причинами могут быть болезнь сотрудника, перераспределение трудовых обязанностей в подразделении, тяжелая экономическая ситуация в стране, которая повлекла за собой снижение объема производства и сокращение количества подразделений компании.
От причины перевода на новый график будет зависеть порядок оплаты труда сотрудника.
3. Какой режим работы установлен сотруднику. Для каждого работника устанавливаются часы работы и дни недели, которые считаются рабочими. Работа во время, отличное от установленного для конкретного сотрудника, будет считаться переработкой и оплачиваться дополнительно.
Также независимо от количества рабочих часов для сотрудника должно быть установлено время для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ).
4. Какая форма оплаты труда установлена сотруднику. В зависимости от специфики трудовых функций сотрудника устанавливается оптимальная форма оплаты: повременная или сдельная. При повременной оплате важно прописать, что зарплата рассчитывается пропорционально установленному окладу, а при сдельной - согласно ставке за произведенную единицу.
При этом важно помнить, что для ряда сотрудников, которым неполный рабочий день установлен в силу закона, оплачивать неполный рабочий день нужно будет по общим ставкам, а не путем уменьшения оплаты пропорционально отработанному времени. Поскольку для таких сотрудников уменьшенная норма выработки является нормальной.
5. В течение какого срока действует дополнительное соглашение. Если введение режима неполного рабочего дня в компании обусловлено угрозой массового увольнения, то такой режим можно установить не более чем на полгода (ст. 74 ТК РФ). Во всех остальных случаях стороны сами договариваются о продолжительности работы на условиях неполного рабочего времени.
Примечание. В допсоглашении целесообразно прописать причины изменения режима работы.
Чтобы соглашение действовало бессрочно, срок действия просто не прописывается. Или же делается запись, что соглашение будет действовать до его отмены.